Ponto de Equilíbrio (break-even-point): O que você precisa saber para alavancar seu negócio

No artigo anterior falamos um pouco sobre "Margem de Contribuição", fator fundamental para entendermos tudo sobre o nosso tema de hoje. Como o próprio nome diz, Ponto de Equilíbrio" remete à ideia de equiparar, igualar ou nivelar. Mas para igualar, nivelar e equiparar, precisamos ter duas ou mais variáveis(referências). Concorda? Então, neste caso, nossas variáveis serão as despesas e as receitas. Ou seja, todas as fontes de receitas(vendas) e todas as fontes de despesas e custos(pagamentos) de uma determinada empresa. Complementando, seria uma espécie de indicador que delimita o quanto a empresa precisa vender para pagar todas as suas despesas sem obter prejuízo ou lucro. 

Pronto! Agora já sabemos o significado de Ponto de Equilíbrio ou Break-Even-Point(BEP). 

Segundo Bernardi (2010), Ponto de Equilíbrio é o volume calculado em que as receitas totais de uma empresa igualam-se aos custos e despesas totais; portanto, o lucro é igual a zero.

Como Calcular

Se você odiava cálculo na época de escola e só de escutar a palavra "cálculo" já sente calafrios, não precisa ficar desesperado. O cálculo para identificar o BEP é relativamente simples. 

P.E = Custos Fixos + Despesas Fixas

         Margem de Contribuição

Sendo que:

Margem de Contribuição = Preço de Venda - (Custo Variável + Despesa Variável)

Para exemplificar, imagine que sua empresa planeja vender 1.000 unidades de um determinado produto, a R$ 50 cada unidade. Para produzir cada unidade deste produto, sua empresa tem um custo de R$ 20 e mais R$ 15 de despesas variáveis por unidade. Além disto, há um custo fixo na ordem de R$ 6.000 mensais.

Colocando isto em uma planilha teríamos a seguinte tabela:

Por meio da tabela acima, observamos que nosso Índice da Margem de Contribuição (30% / 100) e total dos Custos e Despesas Fixas (6.000). Agora é só aplicar a fórmula:

Ponto de Equilíbrio = 6.000 / 0,3

Ponto de Equilíbrio = R$ 20.000 (ou 400 unidades).

Ou seja, a empresa precisará vender 400 unidades de seu produto, faturando R$ 20.000 para chegar ao Ponto de Equilíbrio e pagar todos seus custos e despesas. A partir deste ponto, cada produto que for vendido contribuirá para o acumulo de lucros.


Importância do Ponto de Equilíbrio(BEP)

Sendo parte fundamental do planejamento, o BEP é fator determinante no tempo de vida de uma empresa. Muitos empreendedores não tratam este assunto com a merecida importância e isso, consequentemente, acabam tendo muita dor de cabeça a médio e longo prazo.

É de extrema importância entender (estudar) a relação que os custos e receitas possuem no dia a dia da empresa. Outro ponto importante, é ter em mente a máxima que muita gente acaba esquecendo: "Faturamento não é lucro!". Pode parecer clichê, mas é de grande importância. 

Após identificação, o Ponto de Equilíbrio deve ser analisado e monitorado constantemente. Isso se faz necessário pois com o passar do tempo a Margem de Contribuição deve flutuar para mais ou menos. Lembre-se! A despesas e custos variáveis são os pontos chave para definir sua margem. 

Enfim, ficou claro - não só neste post, como também nos anteriores - que o segredo de tudo é planejamento, monitoramento e execução. Sem isso, meu caro, a probabilidade de você ter várias dores de cabeça durante sua empreitada é enorme!


Abaixo deixo algumas perguntas para reflexão. 


Quanto devo vender este mês para cobrir todas as minhas despesas? Qual margem devo adotar para atrair mais clientes e ser mais competitivo? Qual é o meu produto/serviço que vende mais e qual o que vende menos? Por qual motivo vende menos? O que fazer para aumentar minhas vendas? Minha quantidade de clientes aumenta exponencialmente! Como aumentar minha capacidade produtiva sem pesar muito no bolso do meu cliente?



Nos vemos no próximo post. Até lá!!! 


Fonte:

• BERNARDI, L. A. Manual de formação de preços: políticas, estratégias e fundamentos. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2010. 

• http://www.treasy.com.br/blog/ponto-de-equilibrio-economico 

Margem de Contribuição: Como achar o preço do meu produto?

Olá pessoal!!! Tudo bem? Estamos de volta... =)

Alguns projetos acabaram "roubando" a atenção aqui do Blog durante estes últimos meses. Mas estamos de volta com todo gás de compartilhar assuntos que contribuam cada vez mais com o crescimento de cada leitor. 

Como anda seu negócio? Esperamos, sinceramente, que esteja tudo bem. Mas o que é "bem" pra você? Será que suas vendas estão suprindo suas despesas? E a sua margem? Está alta, baixa ou você não tem ideia?

Você já se perguntou quantos produtos ou serviços você terá que vender para conseguir pagar seu aluguel, sua conta de luz, o fornecedor, funcionários, etc...? Se sim, você está no Blog certo! ;)

Continue lendo o artigo para saber como é possível aplicar o tema ao seu negócio e conseguir alcançar o sucesso.

O Perigo do "Achismo" na Vida do Empreendedor

Seu Francisco é proprietário de uma loja de roupas e acessórios. O seu dia a dia é completamente corrido, quase não sobra tempo para nada. Atender cliente, negociar prazo com fornecedor, efetuar cobranças, ir ao banco para barganhar crédito, criar ações de publicidade e propaganda, organizar o estoque...ufa!!! Para fazer o preço de um determinado produto, Seu Francisco somava seus custos e aplicava um percentual de 50% em cima deles, sendo o preço final X de custo + 50% dos seus custos. Um belo dia as vendas da loja começaram a despencar, Seu Francisco estava sentindo os efeitos de uma crise que assolava o país. Umas das primeiras atitudes que ele tomou foi a criação de uma "promoção" com o objetivo de girar seu estoque que estava encalhado. Tratou imediatamente de baixar seus preços pela metade e fez uma campanha de divulgação. Em poucos dias o movimento da loja começou a aumentar e suas vendas evoluíram. Parabéns Seu Francisco!!!! Uma bela ideia para vender mais. No início do mês seguinte, Seu Francisco estava super empolgado, pois segundo seu caderninho de anotações, a loja havia vendido várias peças. Mas, para seu espanto as despesas e custos superaram as receitas do período. E o velho Chico iniciou sua queda no precipício da inadimplência. Em poucos meses, Seu Francisco não achou outra alternativa a não ser encerrar suas atividades e decretar falência.

Gostou da estoria? Ela é mais comum, no Brasil, do que você pode imaginar. Empreendedores por necessidade, acabam sendo dominados pelo monstro do "achismo". Sendo assim, trapaceados pelas suas próprias atitudes sem fundamentos.

Uma das primeiras lições que todo empreendedor deve aprender é: como estabelecer o preço venda de cada produto/serviço que comercializa. Isto é fundamental e vital para a empresa e carreira de empreendedor. Não adianta dizer que o preço de um produto/serviço é X, se não é levado em consideração outros fatores como despesas e custos, você está fazendo errado!

O que significa Margem de Contribuição ou Lucro Bruto?

Na caso da loja do Seu Francisco, o mesmo aplicava um percentual de 50% dos custos em todos os produtos para determinar o preço unitário de cada. Mas para saber se o percentual realmente está correto, e se a empresa consegue pagar suas despesas fixas, é necessário calcular sua margem de contribuição. De forma bem objetiva, a margem de contribuição (ou lucro bruto) representa o quanto sobra das vendas para que a empresa possa pagar suas despesas fixas e ainda proporcionar lucro. 

Para calcular a margem de contribuição ou lucro bruto, aplicaremos a fórmula abaixo:

MC = PV - (CV + DV)

Onde, MC = Margem de contribuição, PV = Preço de Venda, CV = Custo Variável, DV = Despesa Variável.

Sendo assim, no exemplo da loja do Seu Francisco vamos considerar as vendas de um produto como uma camisa que:


Preço de Venda = R$ 75,00                                         =>  100%
Custo Variável(preço de custo) = R$ 50,00               => 66,7%
Despesa Variável(imposto + comissão) = R$ 7,50   =>    10%

MC =  23,3%


Se considerarmos que ele possui Despesas Fixas em torno de 20% das suas vendas, podemos concluir que:

Lucro Líquido = MC (23,3%) - DF (20%) = 3,3%

Ou seja, o lucro líquido do Seu Francisco é de 3,3% do valor de suas vendas, representando para o produto(camisa) o valor de R$ 2,48 em cada unidade vendida.

Analisando mais a fundo, pode-se observar que o lucro do Seu Francisco é relativamente baixo. Mas qual seria a solução para este caso? Bom, seria recomendável que o nosso amigo Chico, intensificasse o seu poder de barganha com seus fornecedores ou com novos fornecedores, baixando o preço de custo das peças. Outra solução seria a redução de suas despesas fixas, negociando o aluguel e racionando energia, entre outras despesas.

Vale lembrar que o caso acima representa a Margem de Contribuição unitária, sendo aplicada a um determinado tipo de produto. É importante que cada produto possua sua margem, com isso, é possível a realização de promoções ou ofertas sazonais onde margens de diferentes produtos se complementam sem que haja prejuízo ou não haja lucro líquido na venda. 


Espero que este post tenha sido de grande utilidade para vocês. Não faça como nosso amigo Francisco, tenha em mente que o seu negócio é um dos bens mais preciosos que você possui não podendo ser tratado com amadorismo. Faça acontecer! Se alimente de informações, elas estão por aí a um clique de você.

Qualquer dúvida basta mandar um e-mail que responderemos de imediato, ok? 

blogadmemdestaque@gmail.com

Até a próxima!!! 

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Benchmarking: Eu copio, tu copias e nós melhoramos!

Umas das características principais de todo empreendedor é a vontade constante de tornar seu negócio referência no mercado em que atua. Mas como conseguir tal façanha? Como saber se o meu conceito de excelência é realmente o que o mercado necessita? O " seu melhor" é, de fato, o melhor?  Ou existe um nível maior que lhe coloque perto da perfeição do que o "seu melhor"? A melhor forma de responder estas perguntas é olhar ao seu redor. Voltamos a um principio fundamental do empreendedorismo: a pesquisa. Mas, desta vez, com o nome um pouco diferente: Benchmarking.

Mas afinal o que é Benchmarking?

Se você, empreendedor, algum dia atentou para observar alguma prática que o seu concorrente fez e achou interessante e posteriormente resolveu adotá-la de forma melhorada, parabéns, você fez Benchmarking. 

Benchmarking nada mais é do que adotar as melhores práticas existentes no mercado, sejam elas executadas pelos seus concorrentes ou não, e absorver para o seu negócio de forma melhorada. Ou seja, copiar! Sim, copiar! Entretanto, sempre melhorando-as continuamente. Trata-se de um processo sem fim, onde sempre irá existir pontos a serem trabalhados e otimizados afim de transformar o empreendimento em referência no segmento no qual está inserido.

O benchmarking é uma ferramenta de pesquisa de alcance incrível. Quando utilizada de forma sistemática e engajada é capaz de proporcionar inúmeros benefícios, auxiliando no aumento da eficiência da qualidade do serviço/produto.

Quais os tipos de Benchmarking

Os tipos mais importantes desta ferramenta são:


Competitivo

Tem como característica a observação de concorrentes. Está prática é pouco utilizada por conta de sua complexidade em levantamento de dados e informações tendo em vista que a empresa concorrente não forneceria seus dados facilmente para outras empresas. Neste caso, é comum a figura do consultor externo no processo de levantamento de dados. 


Interno

Caracteriza-se pela adoção de melhoras práticas já existentes dentro da empresa, porém, de setores diferentes. Um departamento pode se tornar referência por possuir processos e métodos que tornem a rotina do setor mais enxuta e objetiva. Assim como um departamento pode ser copiado e melhorado por possuir atitudes que contribuem para o bem social ou ambiental.


Funcional

Ocorre entre empresas de segmentos diferentes e na maioria das vezes não concorrentes. É um dos tipos de benchmarking mais utilizado atualmente, pois possibilita a observação e acompanhamento sem grandes dificuldades. Por exemplo: uma empresa do ramo alimentício, que possui uma linha de logística bem desenvolvida, pode ter seus processos copiados e melhorados para a realidade de outra empresa do segmento de cosméticos, sem grandes dificuldades e restrições pois suas atividades "meio" são comuns em várias empresas.


Colaborativo

É realizado quando duas ou mais empresas, não concorrentes, promovem seus modelos de boas práticas a outras empresas fomentando o aprendizado e crescimento das mesmas. Há uma parceria entre as empresas onde o objetivo é a troca de aprendizado ou a promoção da imagem da empresa perante o mercado, neste último caso em outras palavras, trata-se de uma "publicidadezinha").


Conclusão

Como eu já havia falado no início do post, o benchmarking é uma ferramenta de potencial muito elevado. Muito mais do que fazer uma cópia do que é bom, a ferramenta possui uma conotação bem ampla. Dessa forma,  tal ferramenta sendo aproveitada em sua plenitude, pode-se tornar um ponto chave de crescimento e reposicionamento da empresa. Identificar uma referência, efetuar esforços para absorver os pontos positivos de destaque, e por último, ultrapassar o limiar trarão a consequência de atingir a excelência no mercado atuante.

 
 

Administrar é para Administradores!

Posso ser um pouco suspeito sobre tema de hoje, mas tentarei ser imparcial. Falar sobre Administração com propriedade nas palavras, exige muito mais que uma formação acadêmica. Apesar de ainda estar um pouco longe, esforço-me bastante para chegar neste nível. Por mais que uma pessoa passe anos estudando, frequentando cursos, palestras, workshops, conferências, etc, o bem mais precioso além do conhecimento é, na minha opinião, a vivência/experiência. Um profissional pode possuir toda base teórica da Administração mas se não possuir a vivência, não deverá se denominar um Administrador propriamente dito. Fazendo uma analogia bem simplória, seria o mesmo que ter uma bicicleta e não saber andar. Ou seja, ambas habilidades se completam, caso não andem em sintonia e simbiose não há como ser um Administrador de sucesso. Indo mais além, posso afirmar veemente que um profissional que não possui estas habilidades equilibradas(conhecimento/vivência), dificilmente sentirá o real sentido e diferença que a profissão fará em sua vida e na sociedade. 

"Administrar é um trabalho que as pessoas buscam para realizar seus objetivos próprios ou de terceiros (organizações), com a finalidade de alcançar as metas traçadas. Dessas metas fazem parte as decisões que formam a base do ato de administração que são as mais necessárias. O planejamento, a organização, a liderança, a execução e o controle são considerados decisões e/ou funções, sem as quais o ato administrativo estaria incompleto." (Maximiano, 2007)


Administração no Brasil

Hoje, dia 9 de setembro, é comemorado dia do Administrador. Há 50 anos a profissão teve suas atividades regulamentadas aqui no Brasil. Com mudanças políticas e econômicas ocorridas no país em 1964, houve uma grande ascenção da industrialização e consequentemente foi criada a Lei nº 4.769, que regulamentaria a profissão. O objetivo da criação da lei foi para que grandes empresas que estavam se instalando no Brasil não sofressem com a escassez e a qualidade de mão de obra profissional de gestão de suas empresas. Novas tecnologias, modelos e processos vindos dos EUA exigiam a qualificação de profissionais nesta área. Posteriormente, com o objetivo de controlar e fiscalizar o exercício da profissão, foram criados conselhos regionais (CRAs) em que, somente poderiam exercer a profissão, os profissionais que possuíssem a inscrição no órgão. A partir desta época observa-se um forte crescimento no número de cursos de administração no país, como mostram os dados abaixo:

Características de um Administrador

Um profissional de Administração se caracteriza por suas habilidades comportamentais (que na verdade todo profissional deve possuir. Sendo assim se faz digno do título: "profissional") e acima de tudo, habilidades técnicas. Dentre as habilidades comportamentais podemos destacar algumas, como: resiliência, percepção, fidelidade aos seus valores e aos da empresa, boa convivência, ética, dinamismo, proatividade, dentre outras. Já nas habilidades técnicas é possível destacar: planejamento, administração do tempo, gestão de pessoas, gestão financeira, compromisso com a sustentabilidade, entre outras. 

Administrar é para Profissionais de Administração

Se pararmos para observar, praticamente todos os campos da vida de um ser humano são passiveis ou dependentes da Administração. Cuidar da residência, otimizar o tempo do dia a dia, vida profissional, conciliar vida pessoal x vida profissional, filhos e esposa(o), estudos, lazer, dentre outras atividades que exijam que tenhamos, um pouco que seja, um espírito administrador. Muitas vezes orientados pelo sexto sentido, mas válido, pois nessas horas somos gestores da nossa própria vida. Numa empresa ou corporação a história é um "pouco" diferente, na realidade, bem diferente. Infelizmente muitas empresas ainda não "acordaram" para esta realidade que bate a porta. Têm-se a nefasta ideia de que qualquer pessoa sem a capacitação necessária, pode estar a frente do seu negócio pelo simples fato que esta pessoa é organizada, educada, de confiança ou qualquer outra qualidade comportamental. Sem dúvidas tais atributos, citados anteriormente, são muito importantes na essência de todo profissional. Entretanto, somente os atributos comportamentais não bastam! Não adianta ter boa vontade se não há conhecimento técnico associado a vivência. Não adianta querer mudar o mundo sem sair de casa, do mesmo modo que não adianta querer construir uma casa se você não possui ferramentas e materiais para isso. Enfim, não adianta querer que sua empresa alcance o sucesso se você não possui um PROFISSIONAL de Administração qualificado a frente dela. 




*Fonte: http://www.cfa.org.br
*MAXIMIANO, Antonio César Amauri - Introdução à Administração. São Paulo - ed. Atlas, 2007.

A Importância e o Impacto da Administração do Tempo na Rotina Corporativa

Falar em Técnicas para Administrar o tempo, é considerar que estratégias usadas para esta finalidade são encontradas facilmente. Porém, não se adequam a qualquer tipo de atividade ou de indivíduo que a exerce. 

"A administração do tempo pode ser definida de forma simples, como um plano de utilização e controle do mesmo da forma mais eficiente e eficaz possível. Obviamente o tempo é algo mais do que isto que a definição sugere. Um plano deve ser criado para atender às necessidades específicas de um indivíduo. Um único sistema não pode ser adequado para todos. Ele precisa ser solto e flexível, de forma a ajustar-se a situações em constante mudança. (IAIN, 1995, p. 7)"

Ainda que não haja uma fórmula padrão para o planejamento do tempo, algumas medidas, quando bem empregadas e moldadas à forma de trabalho de cada indivíduo, podem decorrer em resultados surpreendentes. Primeiramente é importante compreender, qual a diferença entre o que deve ser considerada uma atividade urgente ou importante.

Urgente significa que a atividade exige nossa atenção imediata. A importância, por outro lado, tem a ver com resultados. Se algo é importante, contribui para nossa missão, nossos valores e metas prioritárias. Nós reagimos a questões urgentes. As questões importantes que não são tão urgentes exigem mais iniciativa, mais pro atividade. Precisamos agir para aproveitar as oportunidades, para fazer com que as coisas aconteçam. (COVEY, 1989, p. 98)

MATRIZ DE ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO OU MATRIZ URGENTE/IMPORTANTE

Matriz de Administração do Tempo, mais conhecida como Matriz Urgente/Importante é uma ferramenta utilizada para se ter um melhor entendimento do que diferencia as atividades entre urgentes e importantes. Ou seja, utiliza-se para estabelecer o grau de prioridade de determinada tarefa e quais ruídos serão encontrados (a fim de contorná-los) para que a mesma seja executada.

Figura 1 - Fonte: Retirado do site http://www.sbcoaching.com.br/blog/colaboradores/fernando-colella/matriz-urgente-importante/

Quadrante I (Crises ou problemas)

São considerados os problemas de última hora. Administração de crises.

Quadrante II (Metas e Planejamento)

Questões não urgentes, porém, importantes.

Quadrante III (Interrupções)

Questões não importantes, porém, urgentes.

Quadrante IV (Distrações)

Questões não urgentes e não importantes.

OBSTÁCULOS NO DESEMPENHO DAS ATIVIDADES DIÁRIAS

As interrupções e distrações, assim como outras ações, conhecidas como os “ladrões de tempo” poderão obstaculizar o cumprimento de atividades urgentes ou importantes. São elas:

•   Internet e Redes Sociais

Com o avanço acelerado da tecnologia e da forma como as pessoas se comunicam, muitas ferramentas que são utilizadas para aperfeiçoar e agilizar vários processos acabam tornando-se grandes vilões. Assim como qualquer ferramenta que tem como objetivo de sintetizar alguma parte de um processo, as mesmas sendo utilizadas de maneiras errôneas acabam por atrapalhar e criam ruídos de comunicação. Por exemplo, celulares e computadores com aplicativos que permitem acesso imediato a internet e conseqüentemente redes sociais.

• Comunicação/E-mails

Estabelecer um cronograma para visualização e categorizar cada e-mail durante a jornada de trabalho é fundamental para uma rotina enxuta e eficaz. Muitos profissionais acabam por não concluir nenhuma atividade com 100% de eficácia pelo simples fato de ter dificuldades no processo de organização dos e-mails recepcionados ao longo do dia. Atividades não urgentes e que necessitam apenas que o destinatário tenha conhecimento sobre algum assunto, podem ser comunicadas por e-mail. Uma ligação para passar informações, acabam por interromper o trabalho de outrem desnecessariamente.

• Preocupações Emocionais

Colocar as atividades a fazer no papel, em uma planilha do excel ou até mesmo em post-its são formas de “retirar” da mente preocupações com o que necessita ser realizado. Quando a mente está repleta de preocupações com o que precisa fazer, a concentração com a atividade que está sendo realizada, fica comprometida.

• Reuniões

Reuniões devem seguir um cronograma pré-definido ao início de cada projeto. A realização de reuniões sem planejamento pode causar desvios de atenção e conseqüentemente perda de tempo nas realizações de outras tarefas que exigem elevado grau de concentração. Outro ponto importante é a pauta da cada reunião. É de extrema importância que antes da realização dos encontros os gestores tenham pré-definido todo roteiro que o encontro deverá seguir, evitando assim fugas de temas e ruídos de comunicação e despreparo dos envolvidos quanto aos assuntos abordados.

O VALOR POSITIVO DA INTERNET E SUAS FERRAMENTAS NO AMBIENTE CORPORATIVO RELACIONADO À ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Atualmente é incontestável que a rotina corporativa está cada vez mais otimizada por meio da utilização de novas tecnologias. O uso da internet nas organizações cresce a passos largos e atinge todos os setores da empresa, dos mais operacionais aos setores de alta gestão. Um dos fatores que podem ser considerados positivos e de enorme contribuição para a disseminação do uso da internet é justamente a facilidade que esta ferramenta proporciona nos processos de comunicação.

Um dos valores positivos no uso da internet no meio corporativo é o alto impacto na redução de custos. Empresas que possuem filiais em cidades ou até mesmo países distantes, podem se comunicar e trocar dados com a velocidade e precisão que não teriam se estivessem utilizando contatos presenciais.

E-mails são um grande aliado no processo de administração do tempo. Através deles podemos classificar o grau de prioridade de uma determinada atividade a ser executada. Podemos citar também, o poder de integração que proporciona por ser responsável por integrar diversas células de uma empresa através de um só meio de se comunicar.

Com um poder de alcance abrangente, e conseqüentemente eficiente no fator tempo, as corporações conseguem utilizar a Internet e todos os seus recursos como benefício importante para economia do tempo. 

LIDERANÇA INTELIGENTE: PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO NA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO NO AMBIENTE CORPORATIVO

O líder possui papel imprescindível no que tange ao desenvolvimento dos colaboradores quando se trata de administrar o tempo, ou seja, as atividades, dentro do prazo especificado.

Entende-se por atuar com entusiasmo, sentir-se motivado e feliz com o ambiente em que está inserido, quando o colaborador se depara com um local de trabalho estimulante e que proporciona condições adequadas a execução das atividades. Dentro do contexto apresentado, a liderança é diretamente responsável por possibilitar que sua equipe tenha recursos e prazos perfeitamente atingíveis, no entanto, desafiadores, que os permitam se desenvolver como profissionais. 

"Liderança: É a habilidade de influenciar pessoas para trabalharem entusiasticamente visando atingir aos objetivos identificados como sendo para o bem comum. (Hunter, 1989, p. 25)"

A liderança precisa dispor de tempo para acompanhar e desenvolver a sua equipe, tendo em vista que a falta de planejamento gera desperdício de tempo e maior custo para a empresa.

Ao ser capaz de aplicar o planejamento estratégico, ou seja, indicar as direções a serem seguidas no processo de delegação de tarefas tanto para sua equipe como para si mesmo, o líder precisa considerar o tempo necessário para executá-las com qualidade, e assim, terá grandes chances de obter resultados satisfatórios para a empresa. É comum observar líderes queixando-se de reuniões improdutivas, que costumam tomar todo o tempo de trabalho. A aplicação de reuniões semanais para delegar as tarefas da semana à equipe pode proporcionar um melhor controle das atividades, maior entendimento da equipe quanto ao que precisa ser realizado e entregue. O resultado disso são melhores resultados e tempo hábil para agir nas urgências.

Ao ouvir sua equipe, a liderança poderá identificar problemas, interrupções e gargalos no dia a dia. A identificação e discussão sobre tais assuntos poderão gerar soluções que resultem em redução do tempo gasto. A administração do tempo não é algo individual, nosso tempo não exclusivamente nosso, pois dependemos de outras pessoas para executarmos nossas tarefas.

A elaboração de procedimentos de trabalho bem definidos, com instruções de tarefas e rotinas diárias, escritas com o auxílio dos colaboradores que executam as atividades, podem resultar em formas mais simples e rápidas proporcionando o uso mais inteligente do tempo.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Grandes empresas tentam otimizar ao máximo o papel de seus gestores no comando dos projetos afim de fazer com que produzam mais e minimizem os custos em geral. A antiga expressão “tempo é dinheiro” faz mais sentido nos dias de hoje e obriga as corporações a buscar profissionais capacitados e com “feeling” de gerir equipes sempre com atitudes pró ativas. Vivemos numa era em que não há mais espaços para procrastinadores. Onde se destaca quem utiliza o tempo da melhor maneira possível.

Um mundo corporativo repleto de desafios e disputas sadias, algumas vezes nem tão sadias assim, mas acima de tudo justo. Justiça esta que pode ser demorada, mas um dia se faz presente na vida profissional das pessoas.

Portanto, vimos como o tempo é um fator importante e escasso se não for administrado da maneira correta. É imprescindível que haja uma nova forma de olhar estas questões por parte dos gestores. Onde as gerações mais antigas devem acompanhar e se manter atualizada, enquanto as novas gerações devem focar e procurar aperfeiçoar cada vez mais seus conhecimentos referentes ao assunto.

Procrastinação: Ahhh! Amanhã eu faço!

Quantas vezes você disse a frase do tema deste post nos últimos dias? Só não vale responder: "Ahhh...depois eu conto!" (rsrsrsrs). Brincadeira a parte, o tema de hoje faz parte do cotidiano de muita gente. 

Resolvi falar um pouco desse tema pois acabei passando por situação parecida nos últimos dias. Não! Não me considero um procastinador convicto, mas acredito que todos nós temos momentos procrastinadores. As vezes temos tal atitude e nem percebemos. Quando falo em "momentos procrastinadores", quero passar a ideia de algo esporádico. Ou seja, ninguém é procrastinador em 100% das atividades e o tempo todo. Isso nos faz pensar que a procrastinação está relacionada à importância de determinada atividade e/ou até mesmo urgência da mesma. Em alguns casos a procrastinação se confunde com planejamento. É isso mesmo que você leu, planejamento! Você deve tá se perguntando: "Como um ato de tamanha irresponsabilidade pode ser comparado a algo tão fundamental para o sucesso?" Pois é, procrastinar com responsabilidade nada mais é do que uma forma de planejamento. Concorda? Se um individuo adia/prorrogar/deixa para depois uma atividade que não exerce um papel fundamental naquele momento no projeto, ele está procrastinando - porém, com responsabilidade e planejamento. 

Procrastinar nada mais é do que deixar para depois, adiar, prorrogar, retardar, postergar, protelar. Enfim, é a atitude de adiar toda ou determinada atividade que possa fazer parte ou não da rotina de um individuo, seja ela relevante ou não. Um fator interessante é que tal ato está diretamente ligado às obrigações ou deveres. Observa-se, também, que o ser humano não procrastina atividades que possam de alguma forma lhes transmitir prazer. 

Fatores Relacionados

Existem diversos fatores que estão relacionados a procrastinação, entre eles estão:

• Tempo

Você já deve ter escutado a expressão: "Estou sem tempo". Acredito que este seja o fator que mais influencia na vida de um procrastinador, e também é a desculpa favorita de muitos deles (rsrsrs). O tempo é o mesmo para todos nós, a diferença está na forma como fazemos proveito do mesmo. Para um procrastinador o tempo não está associado ao planejamento e a qualidade na realização de determinada tarefa. Não há a ideia bem estruturada de: "quanto mais cedo começar melhor ficará", "menos adversidades aparecerão no caminho" ou "será mais fácil contornar possíveis dificuldades". Portanto, falta a capacidade de "administrar o tempo" (tema do próximo post).

• Relevância

É relevante ou não? Qual o grau de importância? Cabe ao indivíduo estabelecer parâmetros que auxilie na verificação da relevância da ação. Em algumas empresas quem determina o grau deste item geralmente é a gestão. O que pode ser feito para classificar as atividades é uma lista de prioridade. Simples e objetiva, basta listar e estabelecer o grau de importância para cada tarefa. Não há como não tirar de letra este item.

• Eficácia x Eficiência

O procrastinador é uma pessoa eficaz, porém não consegue ser eficiente. Ser eficaz é alcançar os objetivos pretendidos. Já, ser eficiente representa alcançar tal objetivo da melhor forma possível e com excelência. Logo, fica evidente que ser eficiente não é uma característica de um procrastinador. Ser eficiente faz com o profissional se destaque positivamente, diferente do procrastinador que por sua vez acaba não conseguindo agregar 100% de qualidade às suas atividades por conta da relevância e tempo que é dada a elas.

• Imediatismo

É comprovado através de estudos e pesquisas que o ser humano possui em sua essência o imediatismo. Em outras palavras o homem tende a dar mais atenção ao presente do que ao futuro. É um fator cultural que está intrínseco na sua personalidade.  Sendo assim, o foco no urgente supera o foco no importante e cria-se uma inversão de prioridades que influenciam diretamente no comportamento do individuo, fazendo com que haja a prorrogação de determinada ação (falta de planejamento).

Conclusão

A procrastinação está presente no comportamento de muitos profissionais. Cabe aos mesmos determinarem a relevância e associá-la a um planejamento conciso, afim de evitar transtornos e imprevistos que possam influenciar negativamente no resultado de um projeto, tarefa ou qualquer que seja a ação. Portanto, procrastine positivamente! Sempre com planejamento. "Procrastinar Positivamente": duas palavras antagónicas, porém, juntas podem fazer um grande sentido no seu dia a dia.

"Para quem não sabe aonde vai, qualquer caminho serve."

Análise SWOT: Analisando Forças, Fraquezas, Ameaças e Oportunidades

Hoje iremos abordar a importância de uma ferramenta bastante simples e objetiva, que auxilia no posicionamento estratégico da empresa ou indivíduo. Ou seja, esta ferramenta é utilizada com o intuito de desenvolver a visão que o gestor/empreendedor possui do cenário no qual está inserido a empresa. Ferramenta de extrema importância em qualquer fase da vida de uma empresa, a Análise SWOT tem como objetivo principal o mapeamento de quatro fatores: Forças, fraquezas, ameaças e oportunidades. A mesma pode ser utilizada tanto no âmbito profissional (empresas) quanto no pessoal (indivíduo).

A origem da palavra vem do inglês onde cada letra significa um ponto a ser definido: Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças).

Stengths (Forças) - Ambiente Interno

Os pontos fortes estão diretamente ligados à habilidades desenvolvidas, tecnicamente e comportamental, pela empresa. Ou seja, são os pontos positivos que contribuem no desenvolvimento da empresa sob a ótica interna, além de estarem sob o seu controle. 

• Nível de Formação dos Funcionários;
• Clima organizacional sadio;
• Layout e localização privilegiado;
• Métodos e Processos Internos bem definidos e desenvolvidos.

Weaknesses (Fraquezas) - Ambiente Interno

Também relacionado ao ambiente interno, os pontos fracos (antagonicamente aos fortes), estão ligados às falhas e questões que devem ser melhoradas. O ideal é que a empresa identifique e observe sua fraqueza como uma grande oportunidade de melhoria, e não apenas como um fator negativo que não pode ser modificado.

• Comunicação Interna com Ruídos;
• Falha no Endomarketing;
• Atendimento ao cliente pouco eficaz;
• Baixa Capacitação de Profissionais;
• Gestão "Amadora";
• Falta de Planejamento em diversos Setores (Não antecipação aos problemas).

Opportunities (Oportunidades) - Ambiente Externo

Ao analisar o ambiente externo, ou mercado, é possível identificar as oportunidades em potencial que estão disponíveis para a empresa. Para isso, é necessário que se observe o cenário como um todo (visão holística). E acima de tudo ser totalmente racional, deixando os sentimentos e fantasias de lado. É necessário entender que as oportunidades existentes para determinada empresa, podem não ser as melhores oportunidades para uma outra empresa. Sim, as oportunidades possuem particularidades e compatibilidades com "N" variantes do negócio e principalmente com o perfil do gestor. As oportunidades são regidas pelo mercado. Sendo assim, as mesmas não dependem da vontade da empresa e não podem ser controladas.

• Alteração na política econômica do país;
• Mudanças dos hábitos dos clientes;
• Empresa concorrente entrando em falência;
• Aumento ou diminuição do poder de compra do consumidor;

Threats (Ameaças) - Ambiente Externo

• Novos concorrentes;
• Mudanças negativas do Governo relacionados a economia do país;
• Perdas de grandes talentos (profissionais) para concorrentes;

Utilizando Análise SWOT na Vida Pessoal e Profissional

Você sabia que a ferramenta também pode ser utilizada isoladamente para uma determinada pessoa? É uma forma de auto avaliação! Além de promover a melhoria de algumas habilidades, é possível até mesmo identificar outras que não se tinha conhecimento. Experimente! Tenho certeza de que irá funcionar. 


Conclusão

A análise SWOT, sem sombras de dúvidas, é uma ferramenta de grande valia para toda empresa que esteja trilhando o caminho do sucesso. É, também, uma excelente maneira de iniciar projetos de reposicionamentos e reestruturação de uma organização. 

Percebendo qual seu posicionamento atual no mercado em relação aos seus concorrentes, ficará muito mais fácil determinar os próximos passos a serem dados.