Falar
em Técnicas para Administrar o tempo, é considerar que estratégias usadas para
esta finalidade são encontradas facilmente. Porém, não se adequam a qualquer
tipo de atividade ou de indivíduo que a exerce.
"A administração do tempo pode ser
definida de forma simples, como um plano de utilização e controle do mesmo da
forma mais eficiente e eficaz possível. Obviamente o tempo é algo mais do que
isto que a definição sugere. Um plano deve ser criado para atender às
necessidades específicas de um indivíduo. Um único sistema não pode ser
adequado para todos. Ele precisa ser solto e flexível, de forma a ajustar-se a
situações em constante mudança. (IAIN, 1995, p. 7)"
Ainda
que não haja uma fórmula padrão para o planejamento do tempo, algumas medidas,
quando bem empregadas e moldadas à forma de trabalho de cada indivíduo, podem
decorrer em resultados surpreendentes. Primeiramente é importante compreender,
qual a diferença entre o que deve ser considerada uma atividade urgente ou
importante.
Urgente
significa que a atividade exige nossa atenção imediata. A importância, por
outro lado, tem a ver com resultados. Se algo é importante, contribui para
nossa missão, nossos valores e metas prioritárias. Nós reagimos a questões
urgentes. As questões importantes que não são tão urgentes exigem mais
iniciativa, mais pro atividade. Precisamos agir para aproveitar as
oportunidades, para fazer com que as coisas aconteçam. (COVEY, 1989, p. 98)
MATRIZ DE ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO OU MATRIZ URGENTE/IMPORTANTE
Matriz de Administração do Tempo, mais conhecida como
Matriz Urgente/Importante é uma ferramenta utilizada para se ter um melhor
entendimento do que diferencia as atividades entre urgentes e importantes. Ou
seja, utiliza-se para estabelecer o grau de prioridade de determinada tarefa e
quais ruídos serão encontrados (a fim de contorná-los) para que a mesma seja
executada.
Figura 1 - Fonte: Retirado do site http://www.sbcoaching.com.br/blog/colaboradores/fernando-colella/matriz-urgente-importante/
Quadrante I (Crises ou problemas)
São considerados os problemas de última hora.
Administração de crises.
Quadrante II (Metas e Planejamento)
Questões não urgentes, porém, importantes.
Quadrante III (Interrupções)
Questões não importantes, porém, urgentes.
Quadrante IV (Distrações)
Questões não urgentes e não importantes.
OBSTÁCULOS NO DESEMPENHO DAS ATIVIDADES
DIÁRIAS
As
interrupções e distrações, assim como outras ações, conhecidas como os “ladrões
de tempo” poderão obstaculizar o cumprimento de atividades urgentes ou
importantes. São elas:
- Internet e Redes Sociais
Com o avanço acelerado da tecnologia e da
forma como as pessoas se comunicam, muitas ferramentas que são utilizadas para aperfeiçoar
e agilizar vários processos acabam tornando-se grandes vilões. Assim como
qualquer ferramenta que tem como objetivo de sintetizar alguma parte de um
processo, as mesmas sendo utilizadas de maneiras errôneas acabam por atrapalhar
e criam ruídos de comunicação. Por exemplo, celulares e computadores com
aplicativos que permitem acesso imediato a internet e conseqüentemente redes
sociais.
- Comunicação/E-mails
Estabelecer um cronograma para visualização e
categorizar cada e-mail durante a jornada de trabalho é fundamental para uma
rotina enxuta e eficaz. Muitos profissionais acabam por não concluir nenhuma
atividade com 100% de eficácia pelo simples fato de ter dificuldades no
processo de organização dos e-mails recepcionados ao longo do dia. Atividades
não urgentes e que necessitam apenas que o destinatário tenha conhecimento
sobre algum assunto, podem ser comunicadas por e-mail. Uma ligação para passar
informações, acabam por interromper o trabalho de outrem desnecessariamente.
- Preocupações Emocionais
Colocar as atividades a fazer no papel, em uma
planilha do excel ou até mesmo em
post-its são formas de “retirar” da mente preocupações com o que necessita ser
realizado. Quando a mente está repleta de preocupações com o que precisa fazer,
a concentração com a atividade que está sendo realizada, fica comprometida.
- Reuniões
Reuniões devem seguir um cronograma
pré-definido ao início de cada projeto. A realização de reuniões sem
planejamento pode causar desvios de atenção e conseqüentemente perda de tempo
nas realizações de outras tarefas que exigem elevado grau de concentração.
Outro ponto importante é a pauta da cada reunião. É de extrema importância que
antes da realização dos encontros os gestores tenham pré-definido todo roteiro
que o encontro deverá seguir, evitando assim fugas de temas e ruídos de
comunicação e despreparo dos envolvidos quanto aos assuntos abordados.
O VALOR POSITIVO DA INTERNET E SUAS FERRAMENTAS NO AMBIENTE CORPORATIVO RELACIONADO À ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
Atualmente é incontestável que a rotina
corporativa está cada vez mais otimizada por meio da utilização de novas
tecnologias. O uso da internet nas organizações cresce a passos largos e atinge
todos os setores da empresa, dos mais operacionais aos setores de alta gestão.
Um dos fatores que podem ser considerados positivos e de enorme contribuição para
a disseminação do uso da internet é justamente a facilidade que esta ferramenta
proporciona nos processos de comunicação.
Um dos valores positivos no uso da internet no meio corporativo é o alto impacto na redução de custos. Empresas que possuem filiais em cidades ou até mesmo países distantes, podem se comunicar e trocar dados com a velocidade e precisão que não teriam se estivessem utilizando contatos presenciais.
E-mails são um grande aliado no processo de
administração do tempo. Através deles podemos classificar o grau de prioridade
de uma determinada atividade a ser executada. Podemos citar também, o poder de
integração que proporciona por ser responsável por integrar diversas células de
uma empresa através de um só meio de se comunicar.
Com um poder de alcance abrangente, e conseqüentemente
eficiente no fator tempo, as corporações conseguem utilizar a Internet e todos
os seus recursos como benefício importante para economia do tempo.
LIDERANÇA INTELIGENTE: PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO NA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO NO AMBIENTE CORPORATIVO
O líder possui papel imprescindível no que
tange ao desenvolvimento dos colaboradores quando se trata de administrar o
tempo, ou seja, as atividades, dentro do prazo especificado.
Entende-se
por atuar com entusiasmo, sentir-se motivado e feliz com o ambiente em que está
inserido, quando o colaborador se depara com um local de trabalho estimulante e
que proporciona condições adequadas a execução das atividades. Dentro do
contexto apresentado, a liderança é diretamente responsável por possibilitar
que sua equipe tenha recursos e prazos perfeitamente atingíveis, no entanto,
desafiadores, que os permitam se desenvolver como profissionais.
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| "Liderança: É a habilidade de influenciar pessoas para trabalharem entusiasticamente visando atingir aos objetivos identificados como sendo para o bem comum. (Hunter, 1989, p. 25)" |
A liderança precisa dispor de tempo para
acompanhar e desenvolver a sua equipe, tendo em vista que a falta de
planejamento gera desperdício de tempo e maior custo para a empresa.
Ao ser capaz de aplicar o planejamento
estratégico, ou seja, indicar as direções a serem seguidas no processo de
delegação de tarefas tanto para sua equipe como para si mesmo, o líder precisa
considerar o tempo necessário para executá-las com qualidade, e assim, terá
grandes chances de obter resultados satisfatórios para a empresa. É comum observar líderes queixando-se de
reuniões improdutivas, que costumam tomar todo o tempo de trabalho. A aplicação
de reuniões semanais para delegar as tarefas da semana à equipe pode
proporcionar um melhor controle das atividades, maior entendimento da equipe
quanto ao que precisa ser realizado e entregue. O resultado disso são melhores
resultados e tempo hábil para agir nas urgências.
Ao ouvir sua equipe, a liderança poderá
identificar problemas, interrupções e gargalos no dia a dia. A identificação e
discussão sobre tais assuntos poderão gerar soluções que resultem em redução do
tempo gasto. A administração do tempo não é algo
individual, nosso tempo não exclusivamente nosso, pois dependemos de outras
pessoas para executarmos nossas tarefas.
A elaboração de procedimentos de trabalho
bem definidos, com instruções de tarefas e rotinas diárias, escritas com o
auxílio dos colaboradores que executam as atividades, podem resultar em formas
mais simples e rápidas proporcionando o uso mais inteligente do tempo.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Grandes empresas tentam otimizar ao máximo o papel de seus gestores no
comando dos projetos afim de fazer com que produzam mais e minimizem os custos
em geral. A antiga expressão “tempo é dinheiro” faz mais sentido nos dias de
hoje e obriga as corporações a buscar profissionais capacitados e com “feeling”
de gerir equipes sempre com atitudes pró ativas. Vivemos numa era em que não há
mais espaços para procrastinadores. Onde se destaca quem utiliza o tempo da
melhor maneira possível.
Um mundo corporativo repleto de desafios e disputas sadias, algumas vezes
nem tão sadias assim, mas acima de tudo justo. Justiça esta que pode ser
demorada, mas um dia se faz presente na vida profissional das pessoas.
Portanto, vimos como o tempo é um fator importante e escasso se não for
administrado da maneira correta. É imprescindível que haja uma nova forma de
olhar estas questões por parte dos gestores. Onde as gerações mais antigas
devem acompanhar e se manter atualizada, enquanto as novas gerações devem focar
e procurar aperfeiçoar cada vez mais seus conhecimentos referentes ao assunto.
